Klientmøtereferat: mal og struktur som holder i en tvist

Et godt referat er ikke en gjenfortelling av samtalen. Det er et arbeidsdokument som gjør at hvem som helst på kontoret kan overta saken.

1. Formalia

Dato, sted, deltakere, oppdragets art og om det er tatt opptak.

Kort om hvem partene er og hvilken relasjon de har – ansettelsesforhold, kontraktsforhold, familierelasjon. Dette bestemmer rettsgrunnlaget.

Skill tydelig mellom hva klienten sier, og hva som er bekreftet av dokumenter. Bruk formuleringer som «klienten opplyser at».

Hva finnes, hva mangler, og hvem skaffer det. Denne listen blir oppgavelisten til klienten.

Hva ønsker klienten å oppnå, og hvilke risikoer er kommunisert – foreldelse, frister, bevisbyrde, kostnadsansvar.

Hvem gjør hva, innen når. Uten frister blir referatet et arkivdokument i stedet for et styringsverktøy.