Informer før du starter opptaket
Klienten skal vite at det tas opp, hvorfor, hvor lenge lyden lagres, hvem som har tilgang og at opptaket kan stoppes når som helst. Informasjonen bør gis muntlig og bekreftes skriftlig i saken.
Behandlingsgrunnlag
For selve advokatoppdraget er grunnlaget normalt avtale og rettslig forpliktelse. For selve opptaket brukes i praksis samtykke, fordi klienten skal kunne si nei uten at oppdraget påvirkes.
Nevner klienten helseopplysninger eller straffbare forhold, gjelder tilleggsvilkårene for særlige kategorier og opplysninger om straffedommer.
Tredjepersoner i møtet
Er det flere til stede – ektefelle, tillitsvalgt, verge – må også disse informeres. Nevnes personer som ikke er til stede, er det fortsatt behandling av deres opplysninger, men her er advokatoppdraget grunnlaget.
Databehandleravtale og lagringssted
Leverandøren av transkribering er databehandler. Du trenger databehandleravtale, oversikt over underleverandører, og bekreftelse på lagring innenfor EU/EØS.
Sjekk også eksplisitt at data ikke brukes til trening av modeller.
Sletting og lagringstid
Sett kort slettefrist på lyd – helst automatisk etter transkribering. Teksten inngår i saksdokumentasjonen og følger firmaets ordinære arkivrutiner.
Sjekkliste
1) Skriftlig samtykkerutine. 2) Databehandleravtale. 3) Oppføring i protokoll over behandlingsaktiviteter. 4) Vurdering av om DPIA kreves. 5) Automatisk sletting av lyd. 6) Tilgangslogg.