Avklar hvilken bistand ordningen kan dekke
Rettshjelploven er utgangspunktet for offentlig støttet juridisk bistand. Loven skiller mellom fritt rettsråd, som normalt gjelder bistand utenfor rettergang, og fri sakførsel, som gjelder bistand i saker for domstolene og enkelte andre organer. Forskrift til lov om fri rettshjelp utfyller blant annet reglene om økonomiske vilkår og egenandel. Offentlig dekning av advokatutgifter etter andre ordninger, eksempelvis forsvareroppdrag i straffesaker, må holdes atskilt fra fri rettshjelp.
Start med sakstypen og det konkrete bistandsbehovet. Noen sakstyper gir adgang til støtte uten økonomisk behovsprøving, mens andre krever en vurdering av søkerens økonomi. At en person har svak økonomi, er ikke alene tilstrekkelig til at enhver juridisk konflikt omfattes. Fri rettshjelp er i hovedsak en ordning for fysiske personer; en bedrift bør ikke legge til grunn at en ordinær næringstvist dekkes.
Undersøk også om bistanden kan dekkes på annen måte, for eksempel gjennom rettshjelpsforsikring, fagforening eller en annen offentlig ordning. Rettshjelp etter rettshjelploven er som hovedregel subsidiær. Dokumenter hvilke alternativer som er undersøkt, og eventuelle avslag eller begrensninger i dekningen. Et forsikringsavslag innebærer ikke i seg selv at vilkårene for fri rettshjelp er oppfylt.
Dokumenter økonomi og bruk riktig regelsett
Reglene om økonomisk behovsprøving er endret, og eldre omtaler av faste inntekts- og formuesgrenser kan være misvisende. Etter den nye modellen vurderes søkerens betalingsevne, der blant annet inntekt, formue og forsørgelse av barn har betydning. Ektefelles eller samboers økonomi kan også være relevant. Kontroller gjeldende forskrift, overgangsregler og offentlig veiledning før vilkårene vurderes; søknadsdatoen alene bør ikke uten videre legges til grunn for valget av regelsett.
Bruk den gjeldende offentlige søknadsløsningen og avklar hvilke opplysninger som innhentes automatisk, og hvilke som må dokumenteres særskilt. Aktuelle vedlegg kan være skattemelding, skatteoppgjør, lønnsslipper, vedtak om trygd eller andre ytelser og dokumentasjon av formue og gjeld. Innhent bare opplysninger som er nødvendige for vurderingen.
Historiske skatteopplysninger gir ikke alltid et riktig bilde av dagens situasjon. Ved arbeidsledighet, samlivsbrudd, endrede ytelser eller vesentlige endringer i formue bør forskjellen forklares og underbygges. Dokumenter også relevante familie- og forsørgelsesforhold. Dersom det anføres at særlige forhold gir grunnlag for støtte, må begrunnelsen knyttes konkret til den aktuelle unntaksadgangen, ikke bare til at advokatbistand er kostbart.
Gjør søknaden og oppdragsrammen etterprøvbar
En god søknad forklarer kort hva saken gjelder, hvilken bistand som er nødvendig, og hvorfor saken faller innenfor ordningen. Legg ved dokumentene som viser sakstypen og behovet, for eksempel et vedtak, et kravbrev eller relevante prosesskriv. Skill mellom dokumenterte opplysninger, klientens fremstilling og advokatens vurderinger. En omfattende dokumentpakke er ikke nødvendigvis bedre enn et målrettet utvalg med en tydelig forklaring.
Avklar hvem som har myndighet til å avgjøre spørsmålet. Statsforvalteren behandler mange søknader om fritt rettsråd, og advokaten kan i nærmere bestemte tilfeller selv innvilge slikt rettsråd. Ved fri sakførsel avhenger kompetansen blant annet av sakstypen og hvor saken behandles. Advokatens adgang til selv å innvilge bistand er ikke generell og forutsetter at vilkårene er kontrollert og dokumentert.
Oppdragsbekreftelsen bør forklare hva som søkes dekket, hva som fortsatt er uavklart, og hvilke kostnader klienten kan bli ansvarlig for. Ikke presenter en innsendt søknad som en innvilgelse. Kontroller vedtakets saklige og tidsmessige avgrensning, eventuelle vilkår og behovet for ny søknad ved anke eller et nytt bistandstrinn. Fri sakførsel innebærer heller ikke automatisk dekning av et mulig ansvar for motpartens sakskostnader.
Salær: skill mellom stykkpris og medgått tid
Salærforskriften og stykkprisforskriften regulerer sentrale deler av godtgjørelsen, sammen med reglene for den aktuelle rettshjelpsordningen. Avklar først om oppdraget skal honoreres med stykkpris eller etter medgått tid. Ved stykkpris beregnes godtgjørelsen etter den aktuelle satsen og beregningsregelen, ikke automatisk etter advokatens faktiske timebruk. Ved timebasert oppgjør vurderes blant annet om arbeidet har vært nødvendig og tidsbruken rimelig.
Den offentlige salærsatsen er ikke det samme som advokatens ordinære timepris. Bruk riktig sats og kontroller eventuelle regler om satsendringer for oppdraget. Før timer fortløpende også i stykkprissaker. Registreringene er viktige for intern kontroll og kan bli nødvendige dersom det er aktuelt å søke godtgjørelse etter medgått tid. Slik behandling forutsetter at forskriftens vilkår er oppfylt; et avvik mellom stykkpris og faktisk tidsbruk gir ikke alene rett til høyere salær.
Timelisten bør vise dato, hvem som utførte arbeidet, aktivitet og tidsbruk. Beskrivelser som «arbeid med saken» gir svakere kontrollgrunnlag enn «gjennomgang av vedtak og vurdering av klagegrunner». Skill mellom juridisk arbeid, reise, fravær og utlegg der regelverket krever det. Unngå dobbeltføring, og ikke forutsett at vanlig kontoradministrasjon eller all intern opplæring kan belastes det offentlige.
Arbeidsoppgaven eller salærkravet må stemme med innvilgelsen og det arbeidet som faktisk er utført. Forklar uvanlig tidsbruk, omfattende dokumentgjennomgang, nødvendig bruk av flere advokater og andre forhold som ellers kan fremstå uklare. Reise, sakkyndig bistand og andre utgifter kan ha egne dekningsvilkår eller krav om forhåndsgodkjenning. Legg ved nødvendig underlag og kontroller fristene for innsending.
Egenandel, klientbetaling og kontroll av oppgjøret
Egenandelen må vurderes etter regelsettet som gjelder for den aktuelle bistanden. I den nye behovsprøvde modellen er egenandelen knyttet til betalingsevnen og kan utgjøre en betydelig del av kostnadene. Enkelte mottakere og sakstyper er fritatt. Unngå å bruke eldre standardtekster om faste egenandeler uten kontroll, og forklar klienten hvordan egenandelen beregnes og kreves inn etter den aktuelle ordningen.
For arbeid som omfattes av offentlig dekning, kan advokaten ikke fritt kreve at klienten betaler differansen mellom offentlig salær og ordinær timepris. Et salær som blir redusert ved kontroll, kan heller ikke uten videre faktureres klienten. Dersom oppdraget omfatter særskilt arbeid utenfor dekningen, må dette avgrenses tydelig, vurderes mot regelverket og avtales før arbeidet utføres. En generell klausul om at klienten betaler alt det offentlige avslår, er ikke et tilstrekkelig sikkerhetsnett.
Kontroller oppgjøret mot innsendt krav: salærgrunnlag, sats, merverdiavgift der det er aktuelt, utlegg og håndtering av egenandel. Ved reduksjon eller avslag bør begrunnelsen gjennomgås opp mot innvilgelsen og arbeidsdokumentasjonen. Kontroller hvilken klage- eller overprøvingsadgang som gjelder, og fristen for å bruke den. Fremgangsmåten er ikke nødvendigvis den samme for et rettshjelpsvedtak og en salærfastsettelse.
Bygg en sikker dokumentasjonsflyt fra første møte
En praktisk saksmappe bør samle vurderingen av dekningsvilkårene, økonomisk dokumentasjon, søknaden, vedtaket, oppdragsbekreftelsen og salærgrunnlaget i tydelig atskilte deler. Noter hvilket regelsett som er brukt, hvilke forutsetninger vurderingen bygger på, og hvem som har kontrollert den. Legg inn påminnelser om frister, avklaringer og eventuelle behov for utvidet dekning.
Digitale verktøy kan støtte dokumentasjonsarbeidet. Sakly kan brukes til opptak og transkribering av klientmøter og som støtte for referat, faktum, tidslinjer og dokumentutkast. Opptak og behandling av opplysningene forutsetter en forsvarlig vurdering av blant annet behandlingsgrunnlag, informasjon til deltakerne, taushetsplikt, tilgangsstyring og lagring. Et transkript dokumenterer ikke i seg selv at alt som er sagt, er riktig.
Advokaten har alltid ansvaret for innholdet i søknaden, den rettslige vurderingen og salærkravet. Kontroller navn, datoer, beløp og kildehenvisninger, og la faktisk utført arbeid være grunnlaget for tidsføringen. Automatisk genererte aktivitetsbeskrivelser eller anslag er ikke en erstatning for timeregistrering. Oppdater rutinene når regelverk, satser eller offentlige søknadsløsninger endres.